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Der Versammlungsort muss gut ausgewählt sein. Eine kleine Zahl von Anwesenden in einem viel zu großen Raum macht ein gleich schlechtes Bild, wie ein zu überfüllter Raum, in dem Sitzplatzprobleme auftreten. Auch die Lokalität selbst sollte gut gewählt sein. Ein Kunstverein wird seine Versammlung auch einmal in einem „Szenelokal“ abhalten, wobei der örtliche Musikverein doch eher im Gasthof im Ort bleibt. |
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Klare Regelung der Bewirtung. Ein ständiges aus und ein des Servicepersonals kann störend sein. Empfehlenswert ist es hier, Getränke und Gläser auf die Tische zu stellen und vielleicht eine Pause einzulegen. |
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Technische Fragen im Vorfeld klären.
Werden beispielsweise Visualisierungen wie Power Point oder Overhead verwendet, müssen diese schon im Vorhinein an den Versammlungsort gebracht werden. Bei Videovorführungen oder dergleichen muss auf die passende Verdunkelung geachtet werden. |
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Pflichtpunkte einhalten. Diese sind meist in den Statuten geregelt. Weiter sind aber Stimmzähler zu nominieren, wenn bei Neuwahlen schriftlich abgestimmt werden soll. |
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Eine kurze Begrüßung. Die Begrüßung sollte so kurz als möglich gehalten werden. Ein humorvoller Beitrag bietet hierbei einen guten Einstieg. Bei der Begrüßung sollten auch die Tagesordnungspunkte vorgetragen werden, auch wenn die Teilnehmer diese schon mit der Einladung zugesandt bekommen haben. |
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Berichte auf wesentliche Punkte konzentrieren.
Ein Auflegen oder Zusenden von Jahresberichten und/oder Protokollen macht es möglich, dass sich die Berichterstatter kurz fassen können und sich so auf die wesentlichen Punkte konzentrieren. Hierbei ist es sehr hilfreich Visualisierungen wie Power Point oder Overhead zu verwenden, da damit der Inhalt der Berichte eindrucksvoller und interessanter vermittelt werden kann. |
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Ziele sollten formuliert werden. Eine Versammlung sollte nicht nur auf Vergangenes zurückblicken, sondern auch viel mehr in die Zukunft blicken. Die Ziel können natürlich schon im Vorhinein in Arbeitsgruppen erarbeitet werden, dennoch soll erst bei einer Versammlung darüber abgestimmt werden. |
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Diskussionen ermöglichen. Nach den Berichten und der Formulierung von Zielen sollte den Teilnehmern die Möglichkeit einer Diskussion geboten werden. Wenn länger als zwei Stunden nur vorgetragen wird, ist eine darauffolgende Diskussion fast unmöglich. Eine große Hilfestellung ist es, wenn bei einer solchen Diskussion auf einem Flipchart die wichtigsten Punkte mitgeschrieben werden. |
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Rahmenprogramm ermöglichen. Zur Auflockerung der Versammlung kann ein Rahmenprogramm viel beitragen. So können beispielsweise Videofilme (nicht lange) vorgeführt oder ein Quiz mit Gewinnmöglichkeit veranstaltet werden. |
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Gastreferenten einplanen und gut vorbereiten.
Bei einem Gastreferenten gilt das Gleiche wie für die Berichte – nicht zu lange und möglichst mit Visualisierungen. Die Dauer des Vortrags sollte aber im Vorfeld genauestens besprochen werden. |
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Ehrungen. Versammlungen sind meist Anlass um verdiente Mitglieder des Vereins zu ehren. Langatmige Lebensläufe sollten in diesem Kontext aber nicht verwendet werden. Eine kurze Power Point Präsentation über den Geehrten sagt da viel mehr aus. |