Tipps für die Arbeit im Verein

Wie organisiert man eine Veranstaltung oder ein Vereinsfest?


Jedes Fest und jede Veranstaltung, auch wenn sie noch so klein ist, muss gut organisiert sein. Solche Veranstaltungen und Feste dienen meist dazu, dem Verein Finanzmittel zuzuführen. Daher muss auch mit der Organisation alles stimmen. Von Anfang an müssen die Schritte eingehalten werden, die das Gelingen einer Veranstaltung ausmachen. Die folgenden Punkte werden diese Schritte genauer erklären:

# Idee. Am Anfang einer jeden Veranstaltung steht die Idee. Hier sollten neue Möglichkeiten aufkommen und diese dann auch realisiert werden. Eine Ideensammlung stellt in jeder Hinsicht einen guten Start zur Veranstaltungsorganisation dar. Dabei sollten aber die Vereinsmitglieder einbezogen werden. Viele kleine, gute Ideen führen oft zu einem großen und produktiven Gesamtkonzept.

 
# Konzept. Das Konzept für eine Veranstaltung sollte nach der Ideensammlung erarbeitet werden. Es soll einen Aufstellung für alle Aktivitäten, die in Zusammenhang mit der Veranstaltung stehen aufweisen. Die folgenden Punkte könnten Inhalt eines Konzepts sein:
*    Ziele: Was will man mit der Veranstaltung erreichen?
- Imageverbesserung
- Mitgliederwerbung
- Förderung der Geselligkeit/Kultur/Sport
- Verbesserung der Finanzlage
* Art: Was für eine Veranstaltung soll durchgeführt werden?
- Wettkampf, Wettbewerb
- Jubiläumsfest
- Kultur- oder Musikveranstaltung
- Veranstaltung zur Amüsierung
* Teilnehmer: Wer soll daran teilnehmen?
- Mitglieder
- Vereine
- Öffentlichkeit
* Termin: Wann soll sie stattfinden?
- Datum, Zeit, Ausweichdatum
- Dauer (eintägig/mehrtägig) 
- Terminkollisionen mit anderen Veranstaltungen vermeiden!
* Ort: Wo wird die Veranstaltung durchgeführt?
- Eigene Anlage
- Fremde Anlage
- Festplatz
- Saal/Halle
* Finanzierung: Wie soll die Veranstaltung finanziert werden?
- Über Erträge (Teilnahmegebühren, Eintrittsgelder, Festwirtschaft)
- Über Sponsorbeiträge
- Über Spenden
- Aus der Vereinskasse
* Organisation: Wer organisiert die Veranstaltung?
- Eigene Mitglieder
- Spezielles Organisationskomitee
- Vergabe an Agentur, Organisationsfirma

 
# Wirtschaftliches Konzept. Sind nun die Eckpunkte der Veranstaltung geklärt, muss ins Detail gegangen werden. Hierbei ist eine Erarbeitung eines wirtschaftlichen Konzepts sehr hilfreich. Ein solches könnte beispielsweise enthalten:
*     Gastronomiebereich: Umfang, Angebot, Personal (Vereinsmitglieder oder Vergabe an Cateringservice)
* Infrastruktur: Zelte für die Besucher oder Gastronomie, Stände, Bräter, Zapfhähne, Warmhaltemöglichkeiten, Geschirrspüler, Kühlschränke, Stromanschlüsse, Wasserzufuhr, Verpflegung
* Bestellungen: für Essen und Trinken – immer mit Qualitätskontrolle, für Zubehör wie Becher, Besteck, Teller, bei Lieferung immer Kontrolle
o Abfallentsorgung: ausreichend Mülleimer, Reinigungsdienste einteilen, Entsorgung nach der Veranstaltung organisieren
* Service- und Wirtschaftspersonal: am leichtesten ist es, wenn ein Servicechef ernannt wird, dieser kann aus den eigenen Reihen stammen oder auch vom Cateringservice sein. Weiter müssen die weiteren Mitarbeiter und ihre Zuständigkeiten, die Lagerung bei mehrtägigen Veranstaltungen sowie ein Reinigungsdienst eingeteilt werden.
* Rückvergütung und Abschlusskontrolle: Kontrolle der Rücklieferung und damit verbunden, die genaue Abrechnung der Lieferscheine.

 
# Festlegung und Organisation des Rahmenprogramms: Die Punkte des Rahmenprogramms sollen der Veranstaltung Höhepunkte verleihen oder diese einfach nur auflockern. Ein Rahmenprogramm kann in den verschiedensten Arten abgehalten werden. Der Fantasie des Vereins sind hier keine Grenzen gesetzt. Trotzdem sollte immer auf die richtige Mischung geachtet werden und das Rahmenprogramm sollte auch zum Zweck des Vereins passen. Die folgenden Punkte zeigen Möglichkeiten, wie ein Rahmenprogramm gestaltet werden könnte, in welcher Reihenfolge es zu organisieren ist und was dabei zu bedenken ist:
*     Angebotseinholung der verschiedenen Programmteile: für Musik- oder Showgruppen, Moderatoren, Anlagen, Technik. Stimmt das Angebot, wird gleich ein Vertrag mit der jeweiligen Firma oder Gruppe vereinbart.
* Zeremonien festlegen: Zeremonien lassen sich immer nur am Anfang oder am Ende einer Veranstaltung durchführen. Möglichkeiten wären hier Ansprachen, Gottesdienste, Siegerehrungen oder Hymnen. Die Redner müssen im Vorfeld bekannt sein und bei einem Gottesdienst muss einer Priester organisiert werden. Für Siegerehrungen empfiehlt es sich immer eine örtliche Persönlichkeit einzuladen, die die Ehrungen dann übernimmt.
* Moderator bestimmen: Soll durch die Veranstaltung mittels Moderator geführt werden, nimmt dieser eine wichtige, wenn nicht die wichtigste, Rolle ein und das ist gut zu durchdenken. Er muss schon im Vorfeld genauestens über den Ablauf der Veranstaltung bescheid wissen. 
* Dekoration organisieren: Jede Art von Dekoration muss auf die Art der Veranstaltung abgestimmt werden. Weiter ist darauf zu achten, der Saison entsprechend zu dekorieren. Zu besorgen sind hier: Blumen, auch Blumentröge, Girlanden, Gestecke, gegebenenfalls Fahnen oder auch Luftballone. Auch bei der Dekoration ist der Fantasie des Vereins keine Grenzen gesetzt. 
* Tombola: Sollte bei einer Veranstaltung eine Tombola abgehalten werden, muss auf die Bestimmungen des jeweiligen Bundeslandes geachtet werden. In manchen Bundesländern ist eine Tombola immer bewilligungspflichtig in anderen nicht. Generell gilt, dass auch die Einnahmen der Tombola dem Vereinszweck dienen müssen. Mit dem Sammeln der Preise muss schon so früh wie möglich begonnen werden. Weiter ist die Art der Verlosung (Lose, Glücksrat, etc.) zu bestimmen und ein Verkaufsstand mit Präsentation der Preise einzurichten. 
* Kinderunterhaltung: Auf eine gute Kinderunterhaltung wird bei Veranstaltung immer größerer Wert gelegt. Die Eltern können sich so voll und ganz auf die Veranstaltung konzentrieren und wissen ihre Kinder in guten Händen. Eine Kinderunterhaltung kann vom Verein selbst organisiert werden (zB. Sackhüpfen, Malen, etc.) oder man gibt sie an spezielle Anbieter ab, die sich dann voll darum kümmern (zB. Hüpfburgen, Karusselle).

 
# Bauten und Technik koordinieren: Hier müssen in erster Linie alle Vereinbarungen bezüglich des Veranstaltungsorts getroffen werden. Dazu zählen:
*     Benützungskosten für Festplatz, Halle, etc.
* Benützungsdauer
* Vorhandene und/oder beizubringende Infrastruktur
* Vor- und Nacharbeiten seitens des Veranstalters
Weiter sollte ein Auf- und Abbauplan erstellt werden, der jeden Mitarbeiter der Veranstaltung genau erkennen lässt, wer, wann, was zu tun hat und wo, was stehen soll. Ein solcher Plan kann folgendes enthalten:
*     Umzäunungen der Festgeländes, Parkplätze, VIP Bereiche
* Zelte
* Wirtschaftsstände
* Bühne
* WC-Anlagen – hier auch auf Rollstuhlfahrer Rücksicht nehmen, Strom- und Wasseranschluss
* Überdachungen und Böden bei Schlechtwetter – immer schon im Vorfeld organisieren
* Sport- und Spielgeräte
* Fahnenstangen

 
# Sonstiges: Dass nun die Veranstaltung reibungslos abläuft sollten noch die folgenden Punkte beachtet werden:
*     An- und Abfahrtswege – Transporte: Es sollten immer ausreichend Parkmöglichkeiten vorhanden sein. Bei größeren Entfernungen zwischen Veranstaltungsort und Parkplätzen ist entweder auf die öffentlichen Verkehrsmittel zurückzugreifen oder ein Shuttelservice einzurichten. Ist die Veranstaltung überregional, sollte ein solches Service auch zu Bahnhöfen oder ähnlichen öffentlichen Plätzen fahren.
* Sicherheit: Für die Sicherheit ist auch bei einer noch so kleinen Veranstaltung zu sorgen. Ab einer bestimmten Größe wird eine Überwachung durch Feuerwehr und/oder Polizei angeordnet. Ansonsten ist für ausreichend Erste-Hilfe-Möglichkeiten und Ordnung bei den Parkplätzen zu sorgen, wofür sich ein Ordner sehr gut eignet. Für große Veranstaltungen ist es neben der angeordneten Polizei auch empfehlenswert, eine Firma mit der Aufrechterhaltung der Sicherheit zu beauftragen. 
* Licht und Ton: Für ausreichend Beleuchtung ist ebenfalls zu sorgen. Beim Gebrauch von Visualisierungen sind die technischen Hilfsmittel schon im Vorfeld zu organisieren und zu installieren.
o Umweltschutz und Entsorgung: Auch bei einer Veranstaltung ist der Umweltschutz nicht außer Acht zu lassen. Auf eine Mülltrennung ist genauso zu achten, wie auf einen sauberen Veranstaltungsort nach dem Fest. Für ausreichend Müllbehälter, bei kleine Festen genügen Müllsäcke, ist schon im Vorfeld zu sorgen.
* Lärmbelästigung: Um nach der Veranstaltung keine Anzeige von einem Anrainer zu bekommen, sollten diese schon bei der Organisation der Veranstaltung über mögliche Lärmbelästigungen informiert werden. Bei örtlichen Festen ist ein persönliches Gespräch mit den Anrainern sehr empfehlenswert. Ansonsten reicht ein Schreiben des Vereins auch aus.

 

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